スマホ・タブレットで参加するのも便利
<オンライン会議に使うマシンを工夫しよう>
スマホやタブレットはオンライン会議用のカメラ・マイク・スピーカーとしてとても優秀です。会社の規定で個人端末が利用可能なのであれば、パソコンと併用して使うのもよいでしょう。画面上にカメラが固定されているノートパソコンと違って、スマホ・タブレットはスタンドに立てて、カメラに余計なものが映らない自由な角度に調節が可能です。オンライン会議に使える場所の選択肢が一気に広がるでしょう。
<不具合発生時のバックアップとしても有効>
普段の会議ではあまり使わないかもしれませんが、スマホ・タブレットを会議に利用できるようセットアップしておくと、いざという時にも便利です。会議中にパソコンのバッテリーが切れる、音が聞こえないなどの不具合が発生した時のバックアップとして利用できるからです。
スマホ・タブレットで参加する場合の資料共有 2つの方法
<クラウドドキュメントの時はパソコンで閲覧・編集>
スマホ・タブレットは外付けキーボードが無いと入力が不便なので、会議で資料を共有するときはノートパソコンも併用します。資料がクラウドドキュメントの場合は、パソコンでドキュメントのURLにアクセスして、閲覧・編集します。
<参加者のローカルファイルの時はパソコンでもログインして画面を閲覧>
画面共有する資料が会議メンバーのローカルファイルの場合は、オンライン会議ツールにノートパソコンでもログインし、共有画面を閲覧します。パソコンはカメラ・マイク・スピーカーは全部オフにして、共有画面の閲覧・編集やチャットへの書き込みのみに使います。スマホやタブレットはビデオ通話部分のみ。この時、ログインユーザー名を「ことぶき(PC)」「ことぶき(スマホ)」と変更しておくと、2台で参加しているのが他の参加者に分かりやすく、混乱されにくいです。
顔出しありにこだわらない
自宅内でのオンライン会議の場所選びに困る最も大きな理由は、背景でしょう。バーチャル背景機能などを使っていても、家族が映り込む心配もあります。顔出しなしで音声だけでの参加や、最初の挨拶の時だけ顔出ししてビデオオフにすれば、背景やら顔の映りやら余計なことは気にする必要はありません。いつも作業している、仕事に一番集中しやすい場所で会議に参加できるでしょう。
以上、オンライン会議場所づくりの工夫でした。ご参考になれば幸いです。
イラスト/カフカ ヤマモト