外資系女ボス“学びの達人”に聞くマル秘ワザ

会議はゴールを決めて臨んでいる

──　そんな横塚さんですが、毎日どんなふうに過ごされているのですか？　あ、スケジュールが映し出されましたね。これは実際にあったある月曜から金曜までのスケジュールなんですよね。

横塚　はい。私は7時半に出社をするのですが、始業は9時で終業は5時半です。青が社内でのミーティング。30分単位でセットされています。

──　日本企業だと1時間単位が多いですけれど、ベースが半分なんですね。

横塚　自分の時間には資料を作ったり数字を集めて考えます。会議室にこもることもありますが、基本的には自分の席にいて、相談されたら応対するようにしています。

──　会議の日はほとんど席にいないですものね。

横塚　緑は、外部との会議です。外部との会議はフロアも変わるので移動に時間がかかるため、できるだけ金曜日に集めています。

──　すごい！　動線まで考えてスケジュールを組んでいるんですね。黄色は何ですか？

横塚　「ワンオンワン（one on one）」」といって、1対1で話すミーティングです。チーム内の仲間とやったり、違うフロアの人とやったりします。立場も上や下や斜めやいろいろ。違う部署の人がどんなことを考えているかの情報収集にもなるので、いっしょに働いたら面白いことができそうだという人と話しています。

──　これは面白い取り組み。皆さん、取り入れるといいかもしれませんよ。

横塚　赤はランチミーティングです。私が主宰しているのですが、会議室を予約して、ランチを持ちより、フリーで話す集まりです。家庭のことや気になっていることなど、仕事と関係のない話が多いですね。お互いの人となりや得意なこと、関心のあることを知るために開催しています。

──　スケジュールの組み方はとても合理的で無駄がないですが、ランチミーティングなど人間味が濃厚な部分もあるんですね。

横塚　トイレに行く時間もないという日がほとんどで、この中でさらに「○時までに子どもをピックアップにいかなくちゃならない」とか「△時までに出ないと飲み会に遅れる」という時も多いです。

　ですので、1つ1つの会議をそのスロットの中で完成させるということをとても大切にしています。例えば、月曜日の1個目の会議が10分延長したら、その先の会議がすべて10分遅れになってしまう。そういうことを避けるために、ミーティングルームに入る前には、自分がその会議で何を達成したいのか、何を聞きたいのかを明確にしています。会議で宿題が出るときもありますよね。そのようなときは空き時間を見つけて必ず返していくことを心がけています。

──　会議のゴールは参加者全員と共有しているのですか？

横塚　基本的には分かっているはずです。ただ、私に裏の目的があって、あえて言わないときもあります(笑)。