あったほうがいいけれどなくてもいい業務は思い切ってカット

 仕事と向き合う僕個人の変化としては、切り捨てられる部分と、必須の部分をはっきり分けて考えるようになりました。昔は「早く帰れたらいいな」だったのが、お迎えの日なら17時15分、延長保育を利用しても18時15分だから、どんなに仕事をしたくても「絶対に帰らないといけない」。時間への意識が全く違います。

 「あったほうがいいけれど、なくてもいい仕事」は、結構ありますよね。手を抜けない部分や情報共有を怠ってはいけない大事な部分は削りませんが、「この仕事は何のためにやるのか?」とよく考えて、不要だと判断したら切り捨てます

 例えば、打ち合わせの資料は、論点をワードに箇条書きしたものだけを用意して、手間がかかる図表などは既存のものをコピーするかそもそも使わないとか、上司が会議に出る際に発言メモやQ&Aみたいな資料をたくさん用意していたところを思い切って減らすとか、前任者は5枚でまとめていたレポートを削って1枚にするとか…。絶対的に必要ではないものは、勇気をもってやりません(笑)。

 上司から注意されることはあります。でも、こちらの考えを説明して納得してもらえることが多いですし、現場や大勢の人に迷惑をかけるような事態になったことはない。実際のところ、誰もほとんど困らないんです。

 仕事上、省内の他の部署との調整ややり取りも多いです。以前は同じ省内でも先にメールでお願いしてからという段取りを踏んでいましたが、内線をかけ、直接出向きその場でわっと決めてしまう形に変えたら効率的でした。顔と顔を合わせてやり取りすることで関係性が近づき、別の業務で再び関わる際もお互いにやりやすくもなります。

 終わらないときは持ち帰りもします。でも結局のところ、家に帰ると子どもの相手もあるし、必要な資料が手元になかったりして生産性は悪い。業務時間内にやりきるのが一番効率的なので、決まった時間内で終えられるようにあれこれ工夫を考えています。

 部下には、思い切って仕事を任せるようにもなりました。方針だけ伝えて、細かいことまで僕に相談してもらうのではなく、できると思ったらどんどん判断して進めてもらう。最初は勇気が要りましたが、実際は何の問題もありませんでした。部下はどんどん自分で考えて動き、責任感もさらに強く変わってきたように思います。

 ――課の上司や部下、周囲とのコミュニケーションを怠らず、いろんな工夫で業務を効率化させた働くパパ西さん。後半は「土日は仕事しない!(土日にするなら金曜に残業する!)」との西さんの休日パパライフを紹介します。

(取材・構成/平山ゆりの 写真/坂斎清)