テレワーク浸透でもコミュニケーションの機会増えた

「チャット」「今どこ検索」の合わせ技でコミュニケーションを効率化

市場開発営業部シニアマネージャーの岸上要太さん

　ネットワンシステムズでは、働く場所を特定しない「リモートワーク」と「在宅勤務」をセットとして「テレワーク制度」を導入。同時期に行われたオフィス移転を機に、固定席を設けず、社員が自由な席で仕事をする「フリーアドレス制」とした。

　これらの仕組みにおいては、働き方の自由度は高まるが、一緒に働くメンバーがいつも同じ空間にいるわけではないため、コミュニケーションが取りにくいという問題が生じる。「話をしたいとき、そばにいない」ということだ。

　同社ではこの課題を、各種ツールを組み合わせることでクリアしている。ビデオ会議・Web会議・プレゼンス（他社員の応答可能状況）の確認・チャットなどのツールだ。社員はそれぞれ、ノートPC、タブレット、スマホなど、自分が使いやすい通信機器を選んで使用している。

　市場開発営業部でシニアマネージャーを務める岸上要太さんの場合、現在、10名程度のメンバーと常時やり取りを行っている。ノートPC画面を開くと、各メンバーの状況が一目瞭然。メンバーがツール上で、現在の自分の状況を表示しているのだ。

　「○階の＊＊フロアで打ち合わせ中」「17時帰社予定」など、居場所やスケジュールを知らせたり、「今、無理！」「絶対ダメ」など、コンタクトを拒むメッセージを表示したりしている。中には「私は貝になりたい」と、悲壮感（？）と遊び心が感じられるメッセージを使っている社員もいる。

　ちょっとした相談をしたいメンバーが別の場所にいる場合、わざわざ出向かなくてもチャットで対話が可能。複数メンバーでグループチャットもできる。

　「話したいメンバーがすぐ近くにいても、あえてチャットを使うこともあります。口頭でやり取りすると、『何となく話し始めてみたけど、趣旨がなかなか伝わらない』ということはありがちですよね。チャットであれば言いたいことを整理したうえで簡潔な文章で送信するので、相手もすぐに理解して返答しやすいというメリットがあります」と岸上さん。

　とはいえ、シビアな話や複雑な話をするときは、簡潔な文章では誤解を生んだり、ニュアンスが伝わらなかったりすることもある。そういう場面では電話したり、対面で話したりと、コミュニケーション手段を使い分ける。チャットで「今、電話していい？」「○時から打合せできる？」といったように、相手のコンディションを確かめたうえで対話を持ちかけることで、スムーズなコミュニケーションが可能になるという。

　直接会って話をしたい場合は、「今どこ検索」、つまり居場所の確認ツールを活用する。社内で無線LANに接続している場合、社員番号で検索すると、オフィス内のマップ上のどこにいるかがアイコンで表示される。近い場所にいれば直接会いに出向き、遠ければチャットや電話をするなど、対応を判断できるというわけだ。「あの人はどこに行った？」と、社内をうろうろ探し回る必要がなく、ムダな時間が省ける。