【理由その2】「一人」でやるより、「チーム」でやるほうが効率的

 「自分にしかできない仕事」のリスクが分かったところで、今度は「チーム」で仕事をするための工夫を考えていきます。

 「チーム」で仕事をする環境を整えると、「自分にしかできない」リスクを軽減できるばかりでなく、仕事を早く仕上げられるようになります。他の人の力を借りることができるのですから、当たり前ですね。そこで、「チーム」で仕事をするために重要なのが、「見える化」、そして「共有」という考え方です。

 まず、「見える化」とは文字通り、「誰からも仕事を見える」ようにすることです。例えば、次のような例があります。

◎自分の仕事の進捗状況が分かるよう、ノートなどに記録しておく
 これは仕事の「見える化」の代表的な技術です。IT化が進んでいる職場の場合、進捗状況が分かるようなファイルやフォーマットを、共有データベースやクラウドで用意しておいてもよいでしょう。

◎仕事で使っているファイルは、職場のパソコンの共有フォルダやDropboxなどで共有する
 「誰でも使えるようにしておく」というのがテーマです。必要なファイルを自分のパソコンだけに入れておくと、パソコンがクラッシュしたときに大惨事になります。

◎自分の仕事のマニュアル(手順書)を作る
 これをやると、自分の仕事や業務内容の棚卸しができます。プリントアウトさえすれば、すぐに引き継げるようになるのも、大きなメリットです。

◎自分のデスクの引き出しは誰に開けられてもいいように片付けておく
 これは自分の仕事の効率化のためでもあります。片付けレベルの理想としては、自分が職場にいないときに、他の誰かに電話で必要なものを探してもらえるくらい整理されていれば十分でしょう。