【「仕組み化」の具体例】

×今までの悩み
仕事中、忙しくなると何から手をつけてよいか、わからなくなる
◎「仕組み化」後
あらかじめToDoリストを作り、仕事の合間に確認する

×今までの悩み
外線電話をとり、担当者に伝言する際のメモが面倒
◎「仕組み化」後
ある程度の項目が記載された伝言メモ用の書面を作る

×今までの悩み
毎日たくさんのメールが届いていて、どのメールから読むか悩む
◎「仕組み化」後
メールを開いたら即返信か削除、必要なものはアーカイブし、原則的に受信
ボックスは空にする

×今までの悩み
連絡事項を伝えるだけで時間が過ぎる会議が長時間にわたる
◎「仕組み化」後
連絡事項はメールで済ませ、それ以外のことを時間・目的を決めて話し合う

このようにいろいろな「仕組み化」が考えられるでしょう。大切なのは、最初はちょっとした手間がかかったとしても、それ以降がラクになるように考えることです。

【段階3】とにかく手をつける

 仕事の「初球打ち」の最終段階は、とにかく手をつけることです。一見当たり前に見えることにも大事な2つの理由があります。

(理由その1)「はじめの一歩」が一番重い
 生物には、そもそも「そのままの状態を維持しよう」とする性質があり、その性質を「ホメオスタシス(恒常性)」と言います。これは人間も例外ではありません。